Nazaj na prijavo

Politika zasebnosti aplikacije Klemen Transport Connect

Zadnja posodobitev: 18. september 2026

Ta politika zasebnosti pojasnjuje, kako se v mobilni in spletni aplikaciji Klemen Transport Connect (v nadaljevanju: Aplikacija) zbirajo, uporabljajo, posredujejo in hranijo osebni podatki. Aplikacija je interno delovno orodje, namenjeno zaposlenim pri Klemen Transport. Pooblaščeni razvijalci jo lahko uporabljajo s testnimi uporabniškimi računi za razvoj, preizkušanje in vzdrževanje. Politika se smiselno uporablja tudi za druge posameznike, katerih podatki so vneseni v Aplikacijo, na primer za udeležence ali poškodovane osebe v prijavi nesreče.

1. Upravljavec osebnih podatkov

Upravljavec osebnih podatkov je:

2. Katere osebne podatke obdelujemo

Glede na vašo vlogo in način uporabe Aplikacije lahko obdelujemo naslednje kategorije podatkov:

• identifikacijske in kontaktne podatke: ime in priimek, interni identifikatorji in šifra zaposlenega, datum rojstva, EMŠO, davčna številka, spol, državljanstvo, naslov, telefonska številka, e-poštni naslov, fotografija oziroma avatar;
• podatke o zaposlitvi: delodajalec, delovno mesto, organizacijska enota, datum zaposlitve, vloga in uporabniške pravice;
• podatke o uporabniškem računu in varnosti: uporabniško ime oziroma e-poštni naslov, zgoščena oblika gesla, žeton seje, ime naprave, operacijski sistem oziroma platforma, različica Aplikacije, IP-naslov, časi prijav, odjav in aktivnosti ter podatki o uspešnih in neuspešnih prijavah;
• podatke za prvo prijavo in obnovitev dostopa: davčna številka, EMŠO, e-poštni naslov ter enkratna koda za spremembo gesla;
• podatke o dopustih in odsotnostih: vrsta, naziv in obdobje odsotnosti, stanje zahtevka, stanje porabljenega in neporabljenega dopusta ter podatki o odobritvi ali zavrnitvi;
• podatke o dokumentih: dodeljeni dokumenti, datoteke, datum veljavnosti, potrditev seznanitve, veljavnost osebnih dokumentov ter datoteke, ki so pripete profilu zaposlenega;
• podatke o vozilih in delu z vozili: povezava zaposlenega z vozilom, registrska številka, obdobje uporabe, vrsta voznika, številka tahografske kartice, osnovni podatki vozila, servisni podatki in opomniki;
• podatke, ki jih ustvarite pri uporabi Aplikacije: priljubljeni kontakti, prebrana obvestila in odzivi nanje, odgovori na ankete, odgovori na checkliste, registrska številka vozila v checklisti ter podatki o oddaji;
• podatke o nesrečah, poškodbah in kršitvah: datum, čas, ročno vnesena lokacija dogodka, opis, vozilo, škoda, poškodbe, status prijave, priponke ter podatki o drugih udeleženih ali poškodovanih osebah, vključno z njihovim imenom, spolom, datumom rojstva, telefonsko številko in opisom poškodb;
• podatke v podpornih zahtevkih: izbrani oddelek, vsebina sporočila, prejemni e-poštni naslov in priponke;
• podatke za obveščanje: žeton mobilne naprave za potisna obvestila, vrsta naprave, telefonska številka in e-poštni naslov ter podatki o poskusu in uspešnosti dostave potisnega sporočila, SMS-a ali e-pošte;
• revizijske in tehnične dnevnike: izvedeno dejanje, modul oziroma zapis, uporabnik, čas, IP-naslov, tehnične napake ter podatki, potrebni za zagotavljanje varnosti, odpravljanje napak in dokazovanje pravilnega delovanja.

Podatki o poškodbah in drugi podatki o zdravstvenem stanju so posebna vrsta osebnih podatkov in so deležni višje ravni varstva.

3. Od kod pridobimo podatke

Osebne podatke pridobimo:

• neposredno od vas, ko se prijavite, izpolnite obrazec, oddate anketo ali checklisto, prijavite nesrečo, pošljete podporni zahtevek ali drugače uporabljate Aplikacijo;
• od vašega delodajalca in pooblaščenih uporabnikov, ki upravljajo uporabnike, dokumente, dopuste, obvestila, kršitve in druge delovne procese;
• iz kadrovskega sistema eHRM, iz katerega se sinhronizirajo kadrovski, kontaktni in zaposlitveni podatki, fotografija, odsotnosti, stanje dopusta ter podatki o veljavnosti dokumentov;
• iz sistema CVS, iz katerega se sinhronizirajo podatki o voznikih, vozilih, povezavah med vozniki in vozili, opomnikih in servisih;
• samodejno iz vaše naprave in strežniške infrastrukture, ko uporabljate Aplikacijo, na primer podatki o napravi, različici Aplikacije, IP-naslovu, seji in času dostopa.

4. Nameni in pravne podlage obdelave

Kadar je pri posamezni anketi, obrazcu ali dodatni funkciji navedena druga pravna podlaga, boste o tem obveščeni pred oddajo podatkov. Če obdelava temelji na privolitvi, jo lahko kadar koli prekličete, ne da bi to vplivalo na zakonitost obdelave pred preklicem.

Zakoniti interesi upravljavca so zlasti varno in neprekinjeno delovanje Aplikacije, preprečevanje zlorab, notranja komunikacija, organizacija dela, varnost zaposlenih in vozil, zagotavljanje sledljivosti ter uveljavljanje in obramba pravnih zahtevkov. Pri sklicevanju na zakoniti interes tehtamo ta interes glede na vaše pravice in upravičena pričakovanja v delovnem razmerju.

5. Ali morate zagotoviti podatke

Podatki, ki so potrebni za prijavo, varno uporabo Aplikacije, izvajanje delovnega procesa ali izpolnitev zakonskih obveznosti delodajalca, so obvezni. Če jih ne zagotovite, določene funkcije ne bodo delovale ali pa posameznega postopka ne bo mogoče izvesti.

Podatki v neobveznih poljih, prostovoljnih anketah ali neobveznih priponkah niso obvezni. Pri vnosu prostega besedila in priponk ne vključujte osebnih ali občutljivih podatkov, ki niso potrebni za konkretni namen.

Če v prijavo nesreče ali drug obrazec vnesete podatke druge osebe, vnesite le podatke, ki so potrebni in točni, ter osebo o obdelavi obvestite, kadar je to mogoče in varno.

6. Kdo ima dostop do podatkov

Do podatkov dostopajo le osebe, ki jih potrebujejo za svoje delo in imajo ustrezna pooblastila, zlasti:

• vi kot uporabnik Aplikacije;
• sodelavci prek internega imenika, kjer so lahko vidni ime, priimek, delovno mesto, službeni kontaktni podatki in avatar;
• pooblaščeni zaposleni v kadrovski službi, vodje, administratorji, odgovorne osebe za dopuste, varnost in zdravje pri delu, vozni park, ankete, dokumente, podporo in druge delovne procese;
• zaposleni v izbranem podpornem oddelku, kadar oddate podporni zahtevek;
• pooblaščeni razvijalci in vzdrževalci Aplikacije, ki praviloma uporabljajo testne račune in testne podatke; do produkcijskih podatkov lahko dostopajo le, kadar je to potrebno za odpravo napake, podporo ali vzdrževanje ter po navodilih upravljavca;
• Webtasy, spletne storitve, d.o.o. (Domenca), ponudnik gostovanja v Sloveniji, ter pogodbeni ponudniki razvoja, vzdrževanja, e-pošte, SMS-sporočil in drugih informacijskih storitev, ki podatke obdelujejo po navodilih upravljavca in na podlagi ustreznih pogodb;
• ponudnik storitve Google Firebase Cloud Messaging, kadar so omogočena potisna obvestila;
• ponudnik sistema eHRM in ponudnik sistema CVS, kolikor je to potrebno za sinhronizacijo in izvajanje opisanih procesov;
• državni organi, sodišča, zavarovalnice, izvajalci medicine dela ali drugi upravičeni prejemniki, kadar posredovanje zahteva zakon ali je potrebno za obravnavo nesreče oziroma pravnega zahtevka.

Podatkov ne prodajamo in jih ne uporabljamo za vedenjsko oglaševanje.

7. Dovoljenja naprave, potisna obvestila in podatki o napravi

Za dostavo potisnih obvestil Aplikacija uporablja Google Firebase Cloud Messaging. Pri tem se obdelujeta identifikator namestitve Firebase in žeton naprave, ki omogočata dostavo sporočila na pravilno napravo. Če dostava potisnega obvestila ni uspešna, se lahko službeno obvestilo pošlje tudi po SMS-u ali e-pošti.

Prejemanje potisnih obvestil lahko onemogočite v nastavitvah mobilne naprave. S tem ne preprečite nujno dostave službenega obvestila po drugem dovoljenem kanalu, kadar je obvestilo potrebno za izvajanje delovnega razmerja ali izpolnitev obveznosti delodajalca.

Aplikacija lahko z vašim dovoljenjem uporabi kamero za fotografiranje in dodajanje priponk, na primer prijavi nesreče ali podpornemu zahtevku. Kamero uporabi samo, ko sami izberete funkcijo fotografiranja. Dovoljenje za kamero lahko kadar koli spremenite v nastavitvah naprave; brez njega lahko ostanejo na voljo druge možnosti dodajanja datotek, če jih naprava podpira.

Aplikacija ne uporablja podatkov naprave za oglaševalsko sledenje. Lokacijo nesreče uporabnik vnese ročno; Aplikacija na strežniški strani ne zahteva ali shranjuje natančne GPS-lokacije mobilne naprave. Podatki o povezavi med zaposlenim in vozilom izvirajo iz sistema CVS in niso predstavljeni kot lokacija uporabnikove mobilne naprave.

8. Prenosi podatkov v tretje države

Gostovanje produkcijske Aplikacije, podatkovne baze in naloženih datotek zagotavlja slovenski ponudnik Webtasy, spletne storitve, d.o.o. (Domenca). Po podatkih upravljavca se ti podatki hranijo v Sloveniji; varnostne kopije se lahko glede na izbrano storitev hranijo na drugi lokaciji znotraj Evropskega gospodarskega prostora. Nekateri zunanji ponudniki, zlasti Google pri storitvi Firebase Cloud Messaging, uporabljajo globalno infrastrukturo, zato se lahko posamezni tehnični podatki obdelujejo tudi zunaj Evropskega gospodarskega prostora.

Kadar pride do takega prenosa, se uporabijo veljavni zaščitni mehanizmi iz poglavja V GDPR, na primer sklep Evropske komisije o ustreznosti ali standardne pogodbene klavzule Evropske komisije, skupaj z dodatnimi zaščitnimi ukrepi, kadar so potrebni. Informacijo o konkretnem mehanizmu in kopijo ustreznih zaščit lahko zahtevate pri upravljavcu.

9. Kako dolgo hranimo podatke

Podatke hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno za posamezen namen, nato pa jih izbrišemo, anonimiziramo ali varno omejimo, razen če zakon zahteva daljše hranjenje.

Uporabljamo zlasti naslednja merila:

• podatke o računu in zaposlitvi hranimo v času zaposlitve oziroma upravičene uporabe Aplikacije, po prenehanju pa toliko časa, kot to zahtevajo delovnopravni, računovodski, arhivski in drugi predpisi ali roki za uveljavljanje pravnih zahtevkov;
• aktivna mobilna seja velja največ 30 dni od prijave, lahko pa se prej konča z odjavo ali preklicem dostopa;
• žeton za potisna obvestila hranimo do odjave oziroma odregistracije naprave, ugotovitve njegove neveljavnosti ali prenehanja potrebe po obveščanju; po zahtevi za izbris identifikatorja namestitve ga Google odstrani iz aktivnih in varnostnih sistemov skladno s svojimi roki;
• podatke o dopustih, dokumentih, potrditvah seznanitve, checklistah, anketah, nesrečah, poškodbah, kršitvah, vozilih in revizijskih dejanjih hranimo glede na zakonske obveznosti, namen delovnega procesa, interne roke hrambe in roke za uveljavljanje pravnih zahtevkov;
• podporne zahtevke in priponke hranimo do zaključka obravnave ter še toliko časa, kolikor je potrebno za dokazovanje izvedene podpore, zagotavljanje varnosti in reševanje morebitnih zahtevkov;
• testne uporabniške račune in testne podatke hranimo do zaključka preizkušanja oziroma dokler so potrebni za razvoj in vzdrževanje, nato jih izbrišemo ali anonimiziramo;
• varnostne in tehnične dnevnike hranimo toliko časa, kolikor je razumno potrebno za odkrivanje zlorab, zagotavljanje varnosti, odpravljanje napak in revizijsko sled;
• varnostne kopije se prepisujejo oziroma izbrišejo skladno z varnostnim ciklom, razen če jih moramo zaradi incidenta ali pravne obveznosti začasno zadržati.

Aplikacija pri delu z nekaterimi zapisi uporablja tudi mehko brisanje: zapis po izbrisu ni več v redni uporabi ali prikazu, lahko pa ostane omejeno shranjen do izteka ustreznega roka hrambe. Prenehanje zaposlitve zato ne pomeni nujno takojšnjega fizičnega izbrisa vseh podatkov.

10. Varnost podatkov

Za varovanje podatkov uporabljamo primerne tehnične in organizacijske ukrepe, ki vključujejo upravljanje uporabniških pravic, prijavo z zaščiteno sejo, zgoščeno shranjevanje gesel, šifriran prenos podatkov, beleženje varnostno pomembnih dejanj, omejevanje dostopa, varnostne kopije ter vzdrževanje informacijskega sistema.

Noben sistem ni popolnoma varen. Če sumite, da je prišlo do nepooblaščenega dostopa, izgube naprave ali zlorabe računa, to čim prej sporočite svojemu nadrejenemu, kadrovski službi ali skrbniku Aplikacije.

11. Avtomatizirano odločanje

Aplikacija ne sprejema odločitev, ki bi za vas imele pravne ali podobno pomembne učinke, izključno na podlagi avtomatizirane obdelave, in ne izvaja profiliranja za oglaševalske namene. Avtomatizirani izračuni stanj, prikaz statistike, preverjanje obveznih polj in pošiljanje opomnikov so podporne funkcije; odločitve o delovnopravnih zadevah sprejmejo pooblaščene osebe oziroma se izvedejo po pravilih povezanega poslovnega sistema.

12. Vaše pravice

V skladu z GDPR in ZVOP-2 lahko glede na okoliščine zahtevate:

• dostop do svojih osebnih podatkov in kopijo podatkov;
• popravek netočnih ali dopolnitev nepopolnih podatkov;
• izbris podatkov, kadar zanje ni več pravne podlage;
• omejitev obdelave;
• prenosljivost podatkov, kadar obdelava temelji na privolitvi ali pogodbi in se izvaja avtomatizirano;
• ugovor obdelavi, ki temelji na zakonitem interesu;
• preklic privolitve, kadar obdelava temelji na privolitvi;
• informacije o viru podatkov, prejemnikih in zaščitnih ukrepih pri prenosih v tretje države.

Te pravice niso absolutne. Izbris na primer ni mogoč za podatke, ki jih mora delodajalec hraniti po zakonu ali jih potrebuje za uveljavljanje oziroma obrambo pravnih zahtevkov.

Zahtevo pošljite na kadrovska@klementransport.si ali po pošti na naslov upravljavca. Zaradi zaščite podatkov vas lahko pred odgovorom prosimo za preverjanje identitete. Na zahtevo bomo odgovorili brez nepotrebnega odlašanja in praviloma najpozneje v enem mesecu.

13. Spremembe politike

Politiko lahko posodobimo zaradi sprememb Aplikacije, poslovnih procesov ali predpisov. Nova različica bo objavljena v Aplikaciji oziroma na drug običajen način, pri bistvenih spremembah pa vas bomo ustrezno obvestili. Datum zadnje posodobitve je naveden na vrhu dokumenta.